Recadrer un projet en difficulté : Éviter les pièges du contrat au forfait

Le contrat au forfait contient en son sein les gênes de sa propre dérive. Il permet de prendre une photo à un instant donné de la volonté de chacune des parties et donne la visibilité sur ce que sera le budget du projet. Il s’agit cependant d’un leurre qu’il faut apprendre à gérer.

Prenons l’analogie du concessionnaire de voiture pour comprendre à quoi peut conduire un contrat forfaitaire dans le cadre d’un projet.

Pour la société qui acquiert une solution informatique, cela revient à choisir un modèle de voiture et à le configurer avec de multiples options. Un contrat est alors signé, détaillant précisément ce que contient le modèle de série complété de toutes les options demandées et le prix qui en résulte.

Dans une concession automobile, l’histoire s’arrêterait là et vous attendriez patiemment la livraison de votre belle berline !

Dans vos entreprises ce n’est pas toujours le cas. Le « concessionnaire » peut certes vous faire signer un contrat (à un prix permettant de s’assurer le gain du marché…), mais indiquer en même temps qu’il faudra rediscuter de certaines options afin de préciser vos besoins. En informatique, c’est la phase d’analyse fonctionnelle.

Naturellement, le client, qui est amené a posteriori à réfléchir de nouveau à ses besoins sans la contrainte de l’urgence de la signature du contrat, va se rappeler qu’il a oublié le radar de recul, le limiteur de vitesse et va tenter d’obtenir ce qui n’a pas été accepté pendant la négociation contractuelle. Autant d’options hors forfait !

Cette situation conduit nécessairement le fournisseur à réévaluer à la hausse son budget, pourtant initialement forfaitaire, ce qui place les parties dans une situation délicate. On appelle cela « faire fonctionner la machine à avenant ».

Les modalités des projets qui s’appuient sur un contrat au forfait conduisent nécessairement, à un moment ou à un autre à (ré)évaluer le coût réel du projet, notamment lorsqu’il s’agit de les recadrer. Ainsi, si le client a la volonté de le faire aboutir, il se doit très souvent (pour ne pas dire toujours) de compléter l’enveloppe budgétaire initialement prévue.

Certes, le coût d’un échec est toujours supérieur au coût d’un recadrage d’un projet, mais la pilule peut être difficile à faire avaler à une Direction Générale à qui on a promis un forfait.

 

5 points à prendre en compte afin d’évaluer les chances de réussite d’un contrat au forfait :

  1. Evaluer la maturité de l’expression du besoin de votre entreprise.

 

  1. Challenger le fournisseur afin de vérifier que ce dernier dispose d’une compréhension la plus exhaustive possible du projet (éventuellement obtenue au travers d’une première phase de « due diligence »).

 

  1. Vérifier que le budget évalué par le fournisseur est non seulement réaliste, mais qu’il prend en compte les aléas (environ 10% du budget global). Un fournisseur qui présente un budget substantiellement inférieur à d’autres soumissionnaires doit en exposer les raisons et les moyens.

 

  1. S’assurer que le Plan d’Assurance Qualité ou le Plan Qualité Projet annexé au contrat mette en place une gouvernance capable de gérer les arbitrages de périmètre fonctionnel et des budgets associés.

 

  1. Piloter le projet de telle manière qu’il y ait une répartition stricte des rôles entre le pilotage opérationnel et le pilotage contractuel et financier (sans quoi, les arbitrages financiers risquent de ne jamais être réalisés à temps).